INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

 

OGGETTO

Informativa sul trattamento dei dati avente carattere personale ai sensi degli Articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e della Legge 171/2018;

 

PREMESSA

Il Regolamento (UE) 2016/679 («Regolamento generale sulla protezione dei dati»), nel seguito ‘GDPR’, e la Legge 171/2018 fanno riferimento alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati. Secondo tale normativa il trattamento dei dati personali che si riferiscono ad un soggetto, nello specifico da definirsi “interessato”, è improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza, nonché di tutela della riservatezza e dei diritti dell’interessato stesso. La presente per informarLa, in osservanza della sopraccitata norma, che in relazione al rapporto che Lei ha con la nostra struttura, in qualità di Cliente/Fornitore/Candidato, la nostra organizzazione è in possesso di alcuni dati a Lei relativi, che sono stati acquisiti, anche verbalmente, direttamente o tramite terzi che effettuano operazioni che La riguardano o che, per soddisfare ad una Sua richiesta, acquisiscono e ci forniscono informazioni. Ai sensi del GDPR e della L.171/2018, essendo tali dati informazioni che si riferiscono a Lei, devono qualificarsi come “dati personali” e debbono pertanto beneficiare della tutela disposta dalle disposizioni del menzionato Regolamento. Nello specifico, secondo la normativa, Lei è l’interessato che beneficia dei diritti posti a tutela dei Suoi dati personali. Ai sensi degli artt. 13 e 14 GDPR e L.171/2018 la nostra struttura, in qualità di Titolare, procederà al trattamento dei dati personali da Lei forniti nel rispetto della normativa, con la massima cura, attuando procedure e processi di gestione efficaci per garantire la tutela del trattamento dei Suoi dati personali. A tal fine la scrivente, utilizzando procedure materiali e di gestione a salvaguardia dei dati raccolti, si impegna a proteggere le informazioni comunicate, in modo tale da evitare accessi o divulgazioni non autorizzate, nonché per mantenere l’esattezza dei dati ed altresì per garantire l’uso appropriato degli stessi. In ossequio a tale premessa si forniscono le seguenti informazioni:

 

  1. IDENTITÀ E DATI DI CONTATTO

 

TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il Titolare del trattamento è lo scrivente: SIT GROUP S.p.A., con sede legale in Strada del Sabattino 51, 47896, Faetano, Repubblica di San Marino; Tel: +378 0549 876611; fax: +378 0549 996444; email: privacy@sit.sm

RESPONSABILI DEL TRATTAMENTO

Ricoprono il ruolo di Responsabili del trattamento le aziende esterne con cui è stato instaurato un rapporto contrattuale, le quali per adempiere a tali accordi hanno necessità di ricevere i vostri dati personali. Per conoscere i Responsabili del trattamento, qualora gli stessi fossero nominati e per conoscere le persone che saranno nominate in futuro per detta funzione, ogni interessato potrà inviare lettera di richiesta al Titolare del trattamento dei dati personali, all’indirizzo sopra riportato. Si intende precisare che i Responsabili suddetti non si occupano di evadere le richieste di esercizio dei diritti degli interessati di cui agli artt. 15 e ss. del GDPR e della Legge 171/2018. Tale attività è svolta esclusivamente dalla scrivente in qualità di Titolare del trattamento.

 

RAPPRESENTANTE STABILITO NEL TERRITORIO DELLO STATO

Il Rappresentante del Titolare stabilito nel territorio dello Stato è SITITALIA S.p.A., avente sede in Via Giuseppe Pierini, 14/16, 61122, Pesaro (PU); tel: 0721 20511; email: privacy@sit.sm

 

  1. I trattamenti senza la necessità del consenso dell’interessato

Si precisa che la scrivente, pur in carenza di un Suo consenso, avrà titolo per trattare i Suoi dati personali qualora questo si renda necessario per:

 

  • adempiere ad un obbligo previsto dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria;
  • eseguire obblighi derivanti da un contratto del quale Lei è parte o per adempiere, prima della conclusione del contratto, a specifiche Sue richieste.

 

Il Suo espresso consenso, inoltre, non è richiesto quando il trattamento:

a) riguardi dati provenienti da pubblici registri, elenchi, atti o documenti conoscibili da chiunque, fermi restando i limiti e le modalità che le leggi, i regolamenti o la normativa comunitaria stabiliscono per la conoscibilità e pubblicità dei dati ovvero riguardi dati relativi allo svolgimento di attività economiche, trattati nel rispetto della vigente normativa in materia di segreto aziendale e industriale;

b) sia necessario per la salvaguardia della vita o dell’incolumità fisica Sua o di un terzo (in tal caso, il titolare è tenuto a portare a conoscenza del trattamento dei dati personali il soggetto interessato mediante l’informativa anche successivamente al trattamento stesso, ma senza ritardo. In detta ipotesi, pertanto, il consenso è espresso a seguito della presentazione della informativa);

c) con esclusione della diffusione, si renda necessario ai fini dello svolgimento delle investigazioni difensive di cui alla legge 7 dicembre 2000, n. 397, o, comunque, per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria, sempre che i dati siano trattati esclusivamente per tali finalità e per il periodo strettamente necessario al loro perseguimento, nel rispetto della vigente normativa in materia di segreto aziendale e industriale;

d) con esclusione della diffusione, risulti necessario nei casi individuati dal Garante, sulla base dei principi sanciti dalla legge, per perseguire un legittimo interesse del titolare o di un terzo destinatario dei dati, anche in riferimento all’attività di gruppi bancari e di società controllate o collegate, qualora non prevalgano i diritti e le libertà fondamentali, la dignità o un legittimo interesse dell’interessato.

 

  1. DATI PERSONALI RACCOLTI

 

  • dati richiesti dall’azienda

Lo scrivente, in qualità di Titolare utilizza i Suoi dati personali per operare al meglio nell’esercizio della propria attività. Potranno esserLe richiesti, anche solo parzialmente, i seguenti dati:

 

  • dati anagrafici, codice fiscale, partita iva, denominazione, sede legale, residenza e domicilio e dati di contatto;
  • dati relativi al rapporto contrattuale descrittivi della tipologia del contratto, nonché informazioni relative alla sua esecuzione e necessarie per l’adempimento del contratto stesso;
  • dati di tipo contabile relativi al rapporto economico, alle somme dovute e ai pagamenti, al loro andamento periodico, alla sintesi dello stato contabile del rapporto;
  • dati per rendere più definito il rapporto con la nostra struttura e più efficace la nostra collaborazione ed efficienza operativa;
  • dati relativi a: Suoi dipendenti e/o collaboratori, informazioni sulla professione svolta o sulla Sua azienda.

 

  • DATI FORNITI VOLONTARIAMENTE DALL’UTENTE

 

Attraverso il Sito è possibile, inoltre, inviare richieste e comunicazioni mediante gli indirizzi e i moduli di contatto ivi indicati. Il conferimento di tali dati è obbligatorio, in quanto necessario per rispondere alle richieste inviate nonché per ricontattare il mittente al fine di ottenere precisazioni in ordine a quanto segnalato. In particolare, i dati personali sono forniti dagli utenti allo scopo di fruire dei servizi del Sito.

L’identificazione degli utenti avviene al momento:

  • dell’invio di richieste di informazioni e comunicazioni attraverso gli indirizzi e i moduli di contatto indicati sul Sito. In questo caso il Titolare tratterà i dati di contatto del mittente necessari a rispondere, nonché tutti i dati personali inclusi nelle comunicazioni.
  • dell’invio di comunicazioni per finalità di marketing relativamente a prodotti e/o servizi da parte di Sit Group S.p.A nell’interesse proprio o di altre società, previo espresso consenso.
  • della raccolta di Curriculum Vitae attraverso candidatura spontanea o in risposta a posizioni aperte o attraverso i Social Network aziendali. A titolo esemplificativo e non esaustivo, vengono raccolti dati personali anagrafici e identificativi quali nome, cognome, indirizzo, telefono, account e-mail, dati relativi alla formazione, al percorso di studi e all’esperienza professionale pregressa, nonché l’immagine personale ove inserita nel CV e gli altri dati inseriti nella lettera/e-mail di presentazione ove allegata. È possibile effettuare la candidatura spontanea e la candidatura tramite la sezione “lavora con noi”.
  1. TEMPI DI CONSERVAZIONE

I dati raccolti saranno conservati per tutta la durata del rapporto o collaborazione con la nostra organizzazione e per 10 anni dalla data di cessazione del rapporto. Qualora, in costanza di rapporto contrattuale, siano trattati dati non inerenti agli adempimenti amministrativo-contabili ad esso connessi, tali dati saranno conservati per il tempo necessario al raggiungimento della finalità per cui sono stati raccolti e poi cancellati. I tempi di conservazione di tali dati Le saranno comunicati con informative specifiche al momento della raccolta.

 

  1. NATURA OBBLIGATORIA O FACOLTATIVA DEL CONFERIMENTO DEI DATI E CONSEGUENZE DI UN EVENTUALE RIFIUTO

Si precisa che devono essere obbligatoriamente conferiti allo scrivente i dati essenziali per lo svolgimento del rapporto contrattuale, come pure i dati necessari ad adempiere agli obblighi previsti da leggi, regolamenti, normative comunitarie, ovvero da disposizioni di Autorità a ciò legittimate dalla legge e da organi di vigilanza e controllo. I dati non essenziali per lo svolgimento del rapporto contrattuale dovranno essere qualificati e considerati informazioni supplementari e il loro conferimento, se richiesto, è facoltativo. L’eventuale Suo rifiuto a fornire tali dati, tuttavia, determinerà minor efficienza della nostra struttura nello svolgimento dei rapporti con i terzi. Nel caso in cui fossero essenziali “dati sensibili o il cui trattamento presenta rischi specifici” per lo svolgimento del rapporto o per l’assolvimento di specifici servizi nonché di obblighi di legge, il conferimento di tali dati sarà obbligatorio e poiché il loro trattamento è consentito solo previo consenso scritto dell’interessato (ex artt. 9 e 10 GDPR e L.171/2018), Lei dovrà acconsentire anche al loro trattamento.

 

  1. MODALITÀ DEL TRATTAMENTO

Ai sensi e per gli effetti degli artt. 12 e seguenti del GDPR e della L.171/2018, La informiamo che i dati personali da Lei comunicatici saranno registrati, trattati e conservati presso i nostri archivi, cartacei ed elettronici, in ottemperanza delle misure tecniche e organizzative adeguate di cui all’art. 32 del GDPR e all’art.33 della Legge 171/2018. Il trattamento dei Suoi dati personali può consistere in qualunque operazione o complesso di operazioni tra quelle indicate all’ art. 4, comma 1, n. 2 del GDPR e all’art.2, comma 1, lett B) della Legge 171/2018. Il trattamento dei dati personali avverrà mediante l’utilizzo di strumenti e procedure idonei a garantirne la sicurezza e la riservatezza e potrà essere effettuato, direttamente e/o tramite terzi delegati, sia manualmente mediante supporti cartacei, sia mediante l’ausilio di mezzi informatici o strumenti elettronici. I dati, ai fini della corretta gestione del rapporto e dell’assolvimento degli obblighi di legge, potranno essere inseriti nella documentazione interna propria del Titolare e, se necessario, anche nelle scritture e nei registri obbligatori per legge.

 

  1. ATTIVITÀ EVENTUALMENTE AFFIDATE ALL’ESTERNO

Il Titolare del trattamento, nello svolgimento della propria attività, potrà richiedere occasionalmente ad altri operatori il compimento per suo conto di determinati servizi, quali ad esempio servizi elaborativi o altri servizi; prestazioni necessarie all’esecuzione delle operazioni o dei servizi richiesti; spedizioni e consegne; registrazioni contabili; attività amministrative. Qualora l’operatore delegato dal Titolare al compimento di determinate attività fosse una società che svolge servizi di pagamento, esattoria e tesoreria, intermediazione bancaria e finanziaria, potrebbero essere effettuati i seguenti servizi: lavorazioni massive relative a pagamenti, effetti, assegni e altri titoli; trasmissione, imbustamento, trasporto e smistamento delle comunicazioni; archiviazione della documentazione, rilevamento dei rischi finanziari; controllo delle frodi; recupero crediti. Agli operatori di cui sopra verranno fornite esclusivamente informazioni necessarie alla fornitura dei servizi commissionati e verrà loro imposto il rispetto della riservatezza, vietando l’utilizzo dei dati forniti per uno scopo diverso da quello concordato. Gli operatori che non fossero nostri incaricati per il trattamento dei dati personali saranno nominati Responsabili del trattamento dei dati personali (ai sensi dell’art. 28 GDPR e 29 della L.171/2018) e tratteranno i dati nei limiti strettamente necessari a fornire il servizio commissionato ed esclusivamente per tale finalità; inoltre garantiranno loro stessi che i loro incaricati abbiano sottoscritto un accordo di riservatezza. Per quanto riguarda gli aspetti non indicati nella presente informativa, tali soggetti dovranno fornire una specifica informativa sul trattamento dei dati personali da essi effettuato.

 

  1. Trasferimento di dati personali all’estero

I dati da Lei forniti saranno trattati solo in Italia e a San Marino. Qualora, in costanza di rapporto contrattuale i Suoi dati siano trattati in uno stato non appartenente all’UE, saranno garantiti i diritti a Lei attribuiti dalla normativa comunitaria e le verrà data tempestiva comunicazione.

 

  1. LE BASI GIURIDICHE DEL TRATTAMENTO

Affinché il trattamento risulti lecito, ci avvaliamo delle basi giuridiche ex art. 6 GDPR e art.5 L.171/2018.  Raccoglieremo ed utilizzeremo i Suoi Dati Personali nelle seguenti situazioni:

  • qualora l’utilizzo dei medesimi risulti necessario ai fini dell’esecuzione di un contratto o contratti da Lei sottoscritto/i o all’adozione di misure da Lei richieste prima di sottoscrivere un contratto. I contratti in questione potrebbero includere, ad esempio, le condizioni di partecipazione a un corso/seminario o accordi sottoscritti ai fini dell’erogazione di servizi;
  • laddove l’utilizzo da parte nostra dei Suoi dati personali sia nel nostro legittimo interesse o in quello dell’organizzazione con cui abbiamo condiviso tali dati e ci siamo assicurati che i medesimi e i Suoi diritti al riguardo vengano adeguatamente protetti.
  • qualora l’utilizzo dei Suoi dati personali sia a nostro parere necessario al fine di adempiere a un obbligo legale o regolamentare a cui siamo soggetti;
  • in un numero limitato di circostanze, qualora lo riteniamo necessario al fine di tutelare la sicurezza o gli interessi vitali di qualcuno;
  • in determinate circostanze, qualora lo dovessimo ritenere necessario per scopi di pubblico interesse;
  • una volta ottenuto il Suo consenso. Richiederemo, ad esempio, il Suo consenso al fine di raccogliere informazioni a carattere tecnico come i dati ottenuti mediante l’utilizzo di cookie. Laddove l’utilizzo dei Suoi dati personali sia basato sul consenso, ha il diritto di revocare tale consenso in qualsiasi momento. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca. Per ulteriori dettagli, potrà consultare la sezione ‘I Suoi diritti’ della presente Informativa.

 

  1. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO CUI SONO DESTINATI I DATI PERSONALI

La principale finalità del trattamento dei Suoi dati personali che lo scrivente intende perseguire è quella di consentire una regolare instaurazione e/o evoluzione, nonché una corretta amministrazione del rapporto precisato in premessa. In particolare, le finalità del trattamento sono le seguenti:

  • finalità amministrativo-contabili, nello specifico l’adempimento di obblighi fiscali o contabili;
  • gestione della clientela (amministrazione della clientela; amministrazione di contratti, ordini, spedizioni e fatture; controllo dell’affidabilità e solvibilità);
  • gestione del contenzioso (inadempimenti contrattuali; diffide; transazioni; recupero crediti; arbitrati; controversie giudiziarie);
  • servizi di controllo interno (della sicurezza, della produttività, della qualità dei servizi, dell’integrità del patrimonio);
  • gestione delle attività commerciali e di marketing (analisi e indagini di mercato);
  • attività promozionali;
  • rilevazione del grado di soddisfazione della clientela.

I dati personali verranno inoltre trattati per l’espletamento di obblighi di legge, per l’adempimento di obblighi assicurativi, o ancora per poter adempiere regolarmente alle prescrizioni contrattuali e di legge derivanti dal rapporto giuridico intercorrente con l’interessato.

I dati forniti, inoltre, potranno eventualmente essere utilizzati anche per contattare l’interessato nell’ambito di ricerche di mercato riguardanti i prodotti o i servizi o nell’ambito di offerte o campagne commerciali. L’interessato potrà in ogni caso scegliere liberamente di non prestare il proprio consenso per tali finalità ed altresì indicare le modalità con cui essere contattato o con cui ricevere informative commerciali.

 

  1. AMBITO DI CONOSCENZA DEI SUOI DATI

Potranno venire a conoscenza dei Suoi dati le seguenti categorie di soggetti, nominati responsabili o incaricati del trattamento dallo scrivente:

  • lavoratori dipendenti o collaboratori generalmente addetti a:

 

  • Uffici di protocollo e segreteria interni;
  • Incaricati di rilevazioni e prestazioni di servizi e alla manutenzione e assistenza ai servizi a Lei forniti;
  • Addetti alla contabilità ed alla fatturazione;
  • Addetti alla commercializzazione dei servizi;
  • Incaricati della rilevazione della soddisfazione di clienti; addetti alla prevenzione di frodi e truffe;
  • Addetti agli uffici marketing;
  • Uffici, servizi e sedi periferiche;
  • Addetti esterni all’imbustamento della corrispondenza;

b) Consulenti incaricati per consulenze, assistenza o servizi alla nostra struttura;

c) Dirigenti e amministratori;

d) Componenti di Organi di controllo;

e) Nostri agenti, rappresentanti e distributori.

I dati personali possono essere conosciuti anche da soggetti convenzionati con lo scrivente, indicati nel paragrafo titolato “Modalità del trattamento”. Lo scrivente può delegare a tali soggetti l’esecuzione di determinati adempimenti o lo svolgimento di particolari atti dovuti per l’esecuzione del rapporto intercorrente con l’interessato.

 

  1. COMUNICAZIONE E DIFFUSIONE

I Suoi dati potranno essere comunicati, intendendosi con tale termine il darne conoscenza ad uno o più soggetti determinati, dallo scrivente all’esterno della società per dare attuazione a tutti i necessari adempimenti di legge e/o contrattuali. In particolare, i Suoi dati potranno essere comunicati a:

a) altre società del Gruppo, ivi comprese società controllanti, controllate e collegate; b) Enti o Uffici Pubblici o autorità di controllo in funzione degli obblighi di legge e/o contrattuali;

c) istituti bancari e/o istituti di credito per la gestione dei pagamenti derivanti dal rapporto contrattuale.

I suoi dati potranno essere comunicati dallo scrivente:

  • a soggetti che possono accedere agli stessi in forza di disposizione di legge, di regolamento o di normativa comunitaria, nei limiti previsti da tali norme;
  • a soggetti che hanno necessità di accedere ai Suoi dati per finalità ausiliarie al rapporto che intercorre tra Lei e la nostra struttura, nei limiti strettamente necessari per svolgere i compiti ausiliari (si citano a titolo indicativo gli istituti di credito e gli spedizionieri);
  • a soggetti nostri consulenti e/o professionisti, nei limiti necessari per svolgere il loro incarico presso la nostra o loro organizzazione, previa nomina a responsabile che imponga il dovere di riservatezza e sicurezza.

 

In ogni caso i Suoi dati non verranno comunicati se non ad operatori adibiti all’esecuzione di atti riguardanti l’adempimento dei rapporti che dovessero intervenire con gli Interessati ai quali si riferiscono i dati stessi.

La scrivente non diffonderà indiscriminatamente i Suoi dati, o in altre parole, non ne darà conoscenza a soggetti indeterminati, anche mediante messa a disposizione o consultazione. La scrivente considera preziosa la fiducia dimostrata dagli interessati che avranno acconsentito al trattamento dei loro dati personali e perciò si impegna a non vendere, noleggiare o affittare le informazioni personali ad altri.

 

  1. DIRITTI Degli interessati

Ciascun interessato gode di una serie di diritti, previsti e tutelati dal GDPR e dalla L.171/2018 agli artt.15 e ss. Ai sensi dell’art. 15 GDPR e della L.171/2018, Lei ha diritto di ottenere la conferma dell’esistenza o meno di un trattamento di dati personali che La riguardano, anche se non ancora registrati, e di richiederne l’accesso. L’esercizio dei diritti è subordinato all’accertamento dell’identità dell’interessato, mediante consegna del documento di identità, che non verrà conservato dalla scrivente, ma solo consultato al fine della verifica della legittimità della richiesta.

Lei ha il diritto di accedere, richiedendo di estrarne copia, ai dati personali che La riguardano, e alle seguenti informazioni:
a) le finalità del trattamento;
b) le categorie di dati personali oggetto di trattamento;
c) i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se i destinatari risiedono in paesi terzi o qualora si tratti organizzazioni internazionali;
d) quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo;
e) qualora i dati non siano raccolti presso l’interessato, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine;
f) l’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione di cui all’articolo 22, paragrafi 1 e 4, e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l’importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l’interessato.

Qualora i dati siano trasferiti ad un paese terzo o ad una organizzazione internazionale Lei ha diritto di essere informato sull’esistenza di garanzie adeguate ai sensi dell’art. 46 del GDPR e della L.171/2018.

Lei ha altresì il diritto di richiedere la rettifica in caso di necessità (ovvero il diritto di ottenere la rettifica dei dati inesatti che La riguardano e l’integrazione dei dati incompleti). In determinate circostanze, ha il diritto di chiederci di limitare il trattamento che La riguarda (ovvero il diritto di ottenere il contrassegno dei dati conservati con l’obiettivo di limitarne il trattamento in futuro) o cancellare i dati in tutto o in parte o di chiedere che Le vengano forniti in formato elettronico di uso comune, così da poterli condividere con altre organizzazioni (diritto alla “portabilità dei Dati Personali”). Laddove Lei abbia acconsentito all’utilizzo da parte nostra dei Suoi dati personali potrà revocare tale consenso in qualsiasi momento; qualora desiderasse procedere in questo senso, può contattare la struttura al recapito riportato di seguito. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basato sul consenso prima della revoca. Ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla Sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che La riguardano e che sono trattati per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri o per perseguire un legittimo interesse. Qualora i dati personali siano trattati per finalità di marketing diretto, ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati che La riguardano, effettuato per tali finalità, compresa la profilazione, nella misura in cui sia connessa a tale marketing diretto. Il Gruppo Sit si adopererà per quanto possibile per rispettare la Sua volontà, tuttavia alcune normative, soprattutto in materia di sicurezza o di normativa amministrativa, potrebbero essere d’ostacolo al soddisfacimento della richiesta o addirittura renderlo impossibile.

 

Per esercitare i diritti di cui sopra potrà rivolgersi alla nostra struttura “Titolare del trattamento dei dati personali” all’indirizzo privacy@sit.sm oppure chiamando il numero +378 0549 876611.

Il Titolare Le risponderà entro 30 giorni dalla ricezione della Sua richiesta formale. Le ricordiamo che in caso di violazione dei suoi dati personali potrà proporre un reclamo all’autorità competente: “Garante per la protezione dei dati personali”.